La realización de inventarios o recuentos es fundamental para planificar el aprovisionamiento, las futuras inversiones y la distribución logística.

Dependiendo del rubro donde se desarrolle nuestro emprendimiento o pyme, la implementación de un inventario o recuento sistematizado, puede hacer la diferencia entre malgastar o no optimizar nuestros recursos y ser estratégico e inteligente.

Esta herramienta histórica, aplicada con rigurosidad y orden, es una práctica habitual que permite verificar con exactitud los niveles de existencias y ubicaciones de nuestro stock, sea cual fuere nuestra producción.

Los invitamos a compartir detalles, conocimientos básicos, herramientas y buenas prácticas que nos darán múltiples posibilidades concretas para mejorar nuestros objetivos.

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Realizar un buen recuento de stock

Es muy importante no descuidar nuestras inversiones. El principal objetivo de un control de inventario es maximizar las ganancias minimizando los costos de almacenamiento. Además, no ofrecer lo que no tenemos y no dejar estancado lo que podemos vender o utilizar.

Si bien la tecnología y el software han avanzado y acercado mayor precisión en el proceso, son muchos los emprendimientos que siguen confiando en métodos más manuales.

Una correcta gestión de inventarios es clave para mantener un nivel eficiente de stock y tomar mejores decisiones. Es un muy buen primer paso para avanzar hacia la optimización y el éxito.

Te acercamos un paso a paso para hacer un buen inventario:

1.- Organizamos y acondicionamos el espacio físico.

Procurar que esté y se mantenga seco, limpio e iluminado. Si fuera necesario, establecer estanterías fijas o móviles y rotularlas.

2.- Formato y necesidades del almacenamiento

Dependerá del volumen de nuestro stock, si los artículos son o no perecederos y de la rotación por demanda de cada uno de ellos.

3.- Codificación de nuestro stock

Debemos contemplar variables y características como tipo y modelo, color, detalles, fechas de altas, bajas y vencimientos, datos de contacto del proveedor.

4. Herramienta de control de stock

La herramienta más adecuada dependerá de nuestro negocio y de lo específico de nuestros productos o insumos almacenados. La utilización de software puede ir desde un simple Excel hasta sistemas diseñados a medida.

5. Control de entradas, salidas y movimientos

Para no tener desfasajes debemos registrar todas las entradas, salidas y movimientos de nuestros productos. A veces no se dan por ventas, sino por vencimiento o por intercambio con otros colegas o proveedores. De todas formas, debemos registrar todo para contar con información precisa al momento de la venta.

6. Inventario físico real

Desde el principio debemos tener la certeza que el inventario es físicamente comprobable. Ver para creer. Sin una base sólida y exacta, el trabajo será en vano. Necesitamos confiar, por consiguiente es vital la total seguridad de existencia de nuestros productos.

7. Programar periódicamente nuestro inventario

Funciona muy bien establecer un día específico para realizar el inventario. Puede ser mensual, trimestral, semestral o anual, según nos parezca. Pero sí o sí, se debe respetar esa fecha.

¿Qué es un inventario y qué objetivos tiene?

Si lo llevamos a palabras simples, es un listado ordenado, detallado y valorado de los productos o insumos que tiene nuestra empresa, oficina o pyme. Estos materiales se clasifican y se valoran en función de sus características, para que se consideren parte del patrimonio y del capital invertido.

Al hacer un inventario físico o virtual, podemos contrastar y certificar a través del control, la existencia de productos, cantidades, detalles y características distintivas. Algo así como ver en el depósito todo lo que dicen los sistemas. Y al revés.

Cuando ya tenemos un inventario base cargado, el sistema informático de la empresa debe ir actualizándose periódicamente.

Los principales objetivos son detectar:

– Productos deteriorados o caducados, ya no útiles ni rentables.

– Stock obsoleto: por características del propio producto o porque se ha sustituido por otro. Este stock debe estar muy controlado, ya que impacta directo en los costos y ocupa espacio.

– Desviaciones no deseadas: existen por errores humanos y del sistema. Si esta operatoria está bien organizada, habrá menos incongruencias en nuestro inventario.

– Pérdidas desconocidas: hay un margen que debería ser menor, donde algún producto, como consecuencia de hurtos o errores “camuflados”, desaparece o tiene destino desconocido.

Culminado el inventario, la persona encargada deberá emitir un detallado informe.

En el mismo deberá resaltar y estipular cuantitativamente lo relevado, es decir:

– Porcentajes de variación por valor y unidades entre el inventario anterior y el actual.

– Diferencias más importantes y sus posibles causas.

– Acciones para mejorar la gestión y seguimiento del stock actual.

Tipos de inventario

Si tomamos como base la periodicidad con que se lleva a cabo nuestro conteo de mercadería, productos o stock, existen al menos 3 tipos de inventarios:

– Inventario anual:

Generalmente el contador o encargado de los balances de nuestro emprendimiento, nos lo pide para ver cómo cierra el ejercicio del año. Saber qué hay en stock permite tener en cuenta inversiones y erogaciones que ya hemos realizado y con qué almacenamiento comenzamos como base el próximo año.

Es el tipo de inventario más usual en empresas medianas y chicas, sin grandes volúmenes de referencias. Según algunos expertos, un inventario anual es poco si queremos tener más y mejor información a la hora de tomar decisiones. Además, en caso de haber desfasajes y no contemplarlos relativamente pronto, no podremos tomar medidas correctivas a tiempo.

– Inventario periódico:

Es el tipo de conteo de referencias y unidades recomendable y que se realiza cada cierto periodo de tiempo establecido, pudiendo desarrollarse de manera mensual, trimestral o semestral.

Es una decisión inteligente, si nuestro rubro lo permite, realizarlo en “temporada baja” o de poca demanda. Evitamos así interferencias con el desarrollo de la actividad habitual y además, nos permite “stockearnos” de mejor manera para la temporada alta siguiente.

– Inventario permanente:

Para este tipo de control de stock es necesario un software on line de gestión de depósito o almacén. De esta manera todos los datos se actualizan en tiempo real y el sistema muestra todos los movimientos. Si los empleados y despachantes lo mantienen actualizado, sabremos qué necesitamos comprar para reponer, logrando un aprovisionamiento directamente por demanda

Por último, si nuestra pyme crece y se convierte en una gran empresa, tendrá más de un depósito o incorporará sucursales. En ese caso, deberemos coordinar y sistematizar el control de stock para que nuestras ventas no sean un caos entre oferta y demanda, tomándonos desprevenidos o generándonos un dolor de cabeza.

Como emprendedores debemos garantizar que la logística sea competente, eficaz y eficiente, para que lo que tenemos en el inventario llegue al mostrador y a nuestros clientes en tiempo y forma.